Datenschutz bei austretenden Mitarbeitenden

Tritt ein Mitarbeitender aus dem Unternehmen aus, hat der Arbeitgeber die Pflicht, alle Daten seines ehemaligen Mitarbeitenden sofort zu löschen.

Davon ausgenommen sind Dokumente

  • für Sozialversicherungen und Lohndeklarationen,
  • die zur Erstellung von Zeugnissen und Referenzauskünften benötigt werden oder
  • die zur Durchsetzung eines nachvertraglichen Konkurrenzverbotes oder anderer Rechte notwendig sind.

Für diese Dokumente gilt eine Löschfrist von 10 Jahren nach Austritt des Mitar­beitenden. Auch kann der Arbeitgeber Daten aufbewahren, wenn ein gerichtliches Verfahren läuft oder angedroht ist. Dies ist vor allem wichtig bei der 180-Tage-Frist für die gerichtliche Geltendmachung einer missbräuchlichen Kündigung, beginnend ab Ende des Arbeitsverhältnisses.

Der Mitarbeitende muss seine privaten Daten wie private Routen im Navigations­system, private Mails, private Daten auf dem Unternehmensserver usw. ebenfalls löschen.